Tiga Patokan PENTING dalam Software Project Management ( Waktu,Biaya,Ruang Lingkup)

Tiga Acuan utama yang WAJIB menjadi perhatian dalam Software Project Management Waktu, Biaya, dan Ruang Lingkup. Ketiga Acuan ini jika satu berubah yang lain harus disesuaikan agar Pelaksanaan Project relatif stabil dan tidak terganggu keseimbangannya. Jika satu sisi diperbesar yang lain tidak, maka keseimbangan segitiga ini akan jatuh…. artinya ya, project anda akan tidak stabil bahkan jatuh (gagal)

Mengatur Waktu

Intinya adalah deadline. Banyak hal yang dipertimbangkan dalam management Waktu ini, pengerjaan tugas, banyaknya orang yang terlibat dalam development, belum lagi ada kejadian-kejadian yang akan mempengaruhi jalannya project anda, mandays yang harus dicharge, belum kepentingan strategis customer anda untuk membuat software yang sedang dikerjakan Go Live, dll.

Banyak yang salah kaprah berpikir bahwa mereka bisa mempercepat pekerjaan dengan memperbesar team. Dalam hal ini berlaku Law of Deminishing Return. Belum tentu penambahan resource bisa mempercepat, bisa jadi malah memperlambat. Anda harus mempertimbangkan: Adaptasi dan Training bila skill SDM baru tidak memadai, belum kalau dia tidak cocok dengan team lain. Hal ini bisa malah mengganggu team lain dan stabilitas pekerjaan Project. Pada titik tertentu performance team akan menurun kembali jika tidak diperhitungkan dengan benar.

Mengatur Biaya

Pengaturan biaya biasanya ada dua jenis. Pembiayaan yang langsung dari Customer, itu artinya setiap sen yg anda dapat, anda sendiri yg menentukan pemakaiannya. Jenis lainnya, Pembiayaan dari suatu bagian lain dari perusahaan anda, anda di budget sekian untuk Project ini. Anda harus perhitungkan untuk pembiayaan Pengadaan laptop/komputer, pembelian software, menggaji orang-orang, pelatihan jika diperlukan, bahkan untuk perayaan-perayaan khusus atau kepentingan lain yang bersangkutan dengan team dan project anda.

Mengatur Ruang Lingkup

Ruang Lingkup terbagi dua, dan anda harus jelaskan ini Sebaik mungkin anda bisa! Menentukan scope yang buruk, kurang mendetail. Berarti anda mengundang kiamat bagi project dan team anda. Scope terbagi dua:

1. Scope Product
Anda harus menjelaskan dengan gamblang, batasan dan kelebihan Product ini, jadi customer harus tau apa yg mungkin dan apa yang tidak mungkin dia harapkan dari Product ini. Misalkan anda menjual pulpen, jelaskan saja kegunaan, fiturnya, kelebihannya di banding product sejenis, apa saja batasannya. Kalau Customer anda meminta pulpen itu bisa berubah jadi payung, katakan saja tidak bisa, jelaskan dengan baik apa yg sebenarnya mereka butuhkan, dan inti dari permasalahan mereka butuh product ini. Dari pada mereka ngelantur gak karuan dan pekerjaan anda menjadi Project Tak Berujung.

Saya pernah berpengalaman dengan Project yang tiada akhir. Dari Perusahaan itu besar sampai bangkrut, bahkan Sampai detik ini project ini masih tidak selesai karena Manajemen Project yang buruk. Pokoknya anda hanya “Menjanjikan apa yang sudah anda janjikan”. Biasanya ada disebut Gap Analysis, untuk melihat ekspektasi Customer dengan fitur dari product, dan hasil akhir yang diharapkan itu seperti apa.

Memang ada unsur-unsur lain yang mempengaruhi sesuatu ini bergerak agak melenceng dari scope, selama itu masuk akal. Kita akan membahas ini pada segment lain change control system.

2. Scope Project
Anda harus bisa menjelaskan dari sisi Pekerjaan project ini pada Customer anda. Batasan pekerjaan dan tanggung jawab. Dijelaskan dan dipaparkan secara gamblang dan tegas! Apa saja cakupan pekerjaan anda? Apa yang tidak termasuk? Apa saja yang anda sediakan? Misalkan anda tentukan pekerjaan anda adalah:
– membuat aplikasi finansial
– tidak bertanggungjawab dalam penyediaan lisensi database
– tidak bertanggungjawab dalam penyediaan lisensi Operating Sistem
– tidak bertanggungjawab dalam penyediaan Server

Maka ini harus dengan tegas anda nyatakan. Kalau tidak sampai dunia ini berhenti berputar sepertinya anda akan ada di situ. Karena biaya sudah ditentukan, sedang pekerjaan bertambah terus karena cacat scope. Misalnya anda memiliki scope : hanya membuat bakso, lalu customer anda meminta anda untuk membuat pizza atau somay. Nah khan?! jadi gak karuan.

Ketiga Acuan ini disebut Segitiga Project Management. Ini bisa anda gunakan untuk negosiasi dengan Customer anda.

About upmar102wong

Seorang Planner, Pengatur strategi, negosiator, consular, advisor, mentor, mediator. bangga dg istri yg cantik, pandai, solihah. dia seorang dokter. sekarang saya seorang Development Manager di suatu IT Consulting. Saya suka banget sama kungfu, saya belajar Pa'chi chuan dan Taichi chuan sejak 1998 dari seorang shifu dan seorang guru. saya suka main catur igo, suka baca, nonton film juga. suka bersahabat dg banyak org.
This entry was posted in S/W Project Management. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s