Membuat Project Network Diagram (PND)

Pertanyaan yang membingungkan bagi para PM “berapa lama ngerjainnya??”

Project Network Diagram (mulai sekarang kita sebut “PND”) adalah diagram rangkaian aktifitas yang dikerjakan dari awal sampai akhir project. PND ini akan SANGAT…SANGAT… tuh saya tulis gede2 diulang2 lagih….artinya sangat penting. kenapa? Kalau anda bisa menguasai PND ini, anda dan tim akan mempunyai guideline yang jelas dan terukur apa yang harus dilakukan, kapan, siapa, dll. mempermudah PM untuk mengendalikan dan memonitoring jalannya project, bahkan dengan ini bisa mendeteksi jika terjadi kendala saat pelaksanaan.

Bukannya saya mau iklan nih, tapi so far tools yang sangat membantu saya sejauh ini adalah “Microsoft Project”. Anda kalau punya alternatif lain tidak apa2, bukan berarti saya bilang ini jelek dan itu bagus. Pada dasar PND adalah konsep bukan software tertentu, konsep yg membantu anda menjalankan project yang sedang anda kerjakan.

sekilas kita lihat beberapa langkah yang bisa membantu akurasi kita menentukan estimasi waktu pengerjaan:

  1. Mengumpulkan Requirement
  2. Buat WBS
  3. Mengetahui skill sets and resources
  4. Membuat Project Network Diagram (PND)
  5. Membangun perkiraan Rough Order of Magnitude (ROM)
  6. Membuat an perkiraan waktu pengerjaan
  7. Membuat Jadwal
  8. Optimasi Schedule
  9. Menyelesaikan estimasi dengan basis jadwal yang telah didefinisikan

Katanya “keberhasilan” PM tergantung pada akurasi penentuan waktu pengerjaan. bagi saya tidak begitu “spare time” juga berpengaruh, karena pada dasarnya rencana sebaik apapun pada kenyataannya ada saja kendala yang terjadi di luar harapan. spare time lebih banyak,
perjelas scope tetapi jangan lupa disesuaikan cost. tuh kan jadi “iron triangle”-nya tetap sesuai hehehe😀

beberapa alasan yang bagi saya WAJIB bagi PM untuk menyukai PND ini:

  • Kita gak akan pernah tau bahwa pekerjaan ini akan selesai dalam berapa lama sampai kita baru lihat pekerjaan ini harusnya begimana, bisa dilakukan atau kapan terjadinya.
  • Mendapat manfaat memberi keputusan aktifitas yang dapat mempengaruhi waktu kerjaan, perkiraan dan assigment team. PND dapat membantu kita untuk memparalelkan resource bahkan mengerjakan pekerjaan berbeda pada waktu bersamaan.
  • dengan PND, kita bisa tau pekerjaan yang lebih complex, jadi dapat kita assign pekerjaan ini ke developer yang lebih jago/senior. jadi senior developer ini di assign pekerjaan dengan bobot lebih tinggi, di lain sisi memberi pengetahuan pada rekan-rekan juniornya jadi yang junior bisa mengerjakan pekerjaan yang lebih mudah.
  • Bisa tahu kapan kita harus menambahkan resource jika memang dibutuhkan, jadi pekerjaan bisa dipercepat.
  • bisa tau pekerjaan yang gak ngaruh walau ditambahkan resource ke dalamnya.

Bagaimana sih membuat PND?

1. anda harus mengerti membuat WBS dulu pertama, bisa dibaca lagi di
https://martinwongdanseputarnya.wordpress.com/2010/07/09/membuat-wbs-work-breakdown-structure/
2. Kemudian tentukan masing-masing Task dalam WBS, mana pekerjaan yang dilakukan dahulu, mana yg berikut.
3. lalu anda harus memahami dari diagram ini, akan terbentuk beberapa relasi:

  • Finish-to-Start, adalah pekerjaan yang dilakukan musti berurutan satu selesai, yang lain baru bisa mulai. Seperti contoh pekerjaan, mandi dan pakai handuk, adalah finish-to-start relationship, karena gak mungkin sambil mandi handukan bukan?
  • Finish-to-finish, dua pekerjaan atau lebih yang harus selesai secara bersamaan. walaupun memulainya tidak secara bersamaan. misalnya, mendengar radio dan parkir mobil harus sama-sama selesai karena sudah sampe ke kantor, kalo enggak telat.
  • Start-to-Start, pekerjaan yang harus mulai bersamaan, tidak tentu selesainya harus bersamaan. misalnya orang balapan lari, mereka harus lari pada saat yg bersamaan.
  • Start-to-finish, duh! gimana ini dua pekerjaan yang duluan selesai setelah yg berikutnya… pada implementasinya sulit. tapi teorinya ada sih! ada-ada aja yah?

Cara gampang sih, tulis aja di kertas kecil masing2 aktifitas yang akan dilakukan. Terus taruh di papan tulisa dan di sambung-sambungin. lucu memang hahaha… sekarang banyak software canggih untuk membantu ini. Kita bisa pakai software pengganti atau gratisan. anda juga bisa pake software gratisan ini http://staruml.sourceforge.net/en/download.php. mudah2an saat anda baca ini, masih ada yah hehehe… atau bisa pake Visio juga boleh, anda bisa pinjam DFD (Data Flow Diagram) bahkan pake Flow-Chart Diagram yg tradisional. Kalo anda kesampean pake StarUML, bisa pinjam State chart Diagram-nya.

dari contoh WBS sebelumnya, kita coba bikin PND-nya berdasarkan kaidah yang telah disebutkan sebelumnya.

PND secara umum (level 1) ….

PND secara detail (level 2) ….

tuh, mudahkan? dari sini anda bisa tahu, berapa lama waktu yg diperlukan perkiraannya. sekaligus tahu apa yang harus dilakukan secara garis besar.

gunakan PERT untuk mengetahui perkiraan waktu Optimis, Normal dan Pesimis… karena kita gak tau something happen diluar rencana. kita punya spare waktu untuk mencari solusi ataupun workaround permasalahan.

Waktu perkiraan (Te) = Pessimistic + Optimistic + (4 × the Most Likely) / Activities.

Itu kalau anda mau rajin menghitungnya, saya sendiri jarang pakai. toh saat propose waktu pengerjaan, akan jadi kesepakatan. rencana bisa diubah dijalan dan dioptimasi jika ada kelebihan waktu. kalau anda mau pake PERT, akan ada tiga parameter dan akhirnya akan menghasilkan perkiraan waktu total juga. bukan masalah mana yang paling baik atau jelek, hanya masalah style dan rasa nyaman saja.

nah jadi anda tau kalau bos tanya “berapa lama ngerjainnya??”

  • Jelaskan padanya “ini hanya estimasi”. hanya perkiraan bukan faktual.
  • Buat daftar asumsi untuk melakukan justifikasi estimasi waktu anda, jadi kalau ada hal di luar keinginan dan rencana anda, anda bisa bernegosiasi
  • Buat variasi estimasi, kalau saya nih…. saya langsung kasih estimasi dengan spare waktu yg agak besar.
  • sampaikan seberapa besar validitas estimasi anda, pekerjaan yang meleset dari rencana, bisa jadi customer akan memblacklist tim anda…biasanya kalau kendalanya dari customer lain ceritanya hahahaha
  • sampaikan latar belakang kenapa anda menentukan estimasi seperti itu, jelaskan berkaitan scope yang disepakati bersama customer.

TIPS:
Buat kesepakatan dengan tim, karena ini bukan “RENCANA SAYA” tapi “RENCANA KITA”. tanyakan keberatan mereka dg pengaturan waktu, apa argumennya, apakah ada masukan, opini, atau ide. siapa tahu lebih baik dari perkiraan kita khan? seorang PM bukan berarti menjadi orang yang paling benar dan tidak bisa salah bukan?!

About upmar102wong

Seorang Planner, Pengatur strategi, negosiator, consular, advisor, mentor, mediator. bangga dg istri yg cantik, pandai, solihah. dia seorang dokter. sekarang saya seorang Development Manager di suatu IT Consulting. Saya suka banget sama kungfu, saya belajar Pa'chi chuan dan Taichi chuan sejak 1998 dari seorang shifu dan seorang guru. saya suka main catur igo, suka baca, nonton film juga. suka bersahabat dg banyak org.
This entry was posted in S/W Project Management. Bookmark the permalink.

2 Responses to Membuat Project Network Diagram (PND)

  1. eko says:

    mas mau tanya kalo activity on the node (AON) dalam project networks diagrams itu apa yah?
    thanks.

    • upmar102wong says:

      Activity yang saya tau memang menjadi node dalam diagram, karena diagram itu intinya menunjukkan alur kegiatan dari kegiatan satu ke yang lain. di node itu ada activity/task infonya macem-macem, bisa work hours/days, resource, dll.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s