Melakukan Pre-meeting

Kadang kita grogi, atau was-was jika dibilang … dulu saya gak pernah memimpin meeting, tapi sekarang sudah terasa biasa-biasa aja. tiba2 bos anda menyuruh “besok, atau kapan nanti meeting, siapkan bahan presentasi yah?” gak ada salahnya kita kumpulkan tim dan mengadakan pre-meeting. pre-meeting biasanya hanya bersifat internal dan suasana lebih santai dan bebas, dibanding meeting formil. karena pesertanya ya teman-teman kita sendiri. beberapa tujuan dari diadakannya pre-meeting:

  • untuk mempersiapkan meeting yang akan datang
  • mengetahui pokok yang akan dibicarakan
  • mempersiapkan materi
  • mengurangi resiko kesalahan dan menyamakan persepsi

Beberapa hal yang diperhatikan sebagai hasil dari pre-meeting:

  1. Signifikansi, Perancanaan pre-meeting membantu mengkomunikasikan ide dengan jelas dan mengurangi kesalahan persepsi. Perencanaan juga membantu mendapatkan cara-cara kreatif untuk mendapat perhatian rekan kerja anda akan isu yang akan dibahas. Dari mereka anda akan mendapat banyak masuk dan ide-ide segar yang kadang tidak terlintas dalam pikiran anda.
  2. Kerangka Waktu, Top management mungkin akan memberi beberapa hari untuk persiapan. gunakan waktu secara bijak dan tentukan berapa banyak perencanaan, penelitian dan hasil yang bisa anda lakukan dan selesaikan dalam waktu demikian.
  3. Gambaran Umum, Review ulang presentasi anda dan coba urai untuk semakin mempermudah pemahaman peserta meeting, dan ingat hal-hal yang akan membuat menarik, sebab akan menjadi nilai tambah saat meeting besar nanti. Kalau perlu buat coret-coretan untuk menandai point-point penting yang anda olah.
  4. Penelitian, Uji coba setiap bagian dari gambaran umum yang anda tentukan. Coba cari fakta menarik yang bisa mendukung ide yang anda sampaikan. Cari studi kasus yang akan mendorong berjalannya project anda.
  5. Fakta, Tempatkan fakta/temuan yang anda dapat sebagai hal yang sangat penting. Bangun kasus dengan informasi penting yang akan menarik perhatian peserta meeting, menjaga agar topik fokus dan menghindari anda dari ngelantur gak karuan.
  6. Presentasi, Review lagi dan coba uji ulang fakta yang anda miliki. Kalau udah siap, berarti anda sudah siap juga melaksanakan meeting atau presentasi kepada kolega anda.

semoga bermanfaat.
terima kasih

About upmar102wong

Seorang Planner, Pengatur strategi, negosiator, consular, advisor, mentor, mediator. bangga dg istri yg cantik, pandai, solihah. dia seorang dokter. sekarang saya seorang Development Manager di suatu IT Consulting. Saya suka banget sama kungfu, saya belajar Pa'chi chuan dan Taichi chuan sejak 1998 dari seorang shifu dan seorang guru. saya suka main catur igo, suka baca, nonton film juga. suka bersahabat dg banyak org.
This entry was posted in Leadership. Bookmark the permalink.

6 Responses to Melakukan Pre-meeting

  1. adi andono says:

    Tips yang sangat berguna. Terima kasih telah berbagi, Pak Martin ^_^

  2. upmar102wong says:

    sama2 Pak Adi, semoga bermanfaat dan bisa membantu dalam kehidupan kita🙂

  3. elquiero says:

    Assalamualaykum warahmatullahi wa barokatuh
    Wooooooooowwwwwwwww Kereeeenn langsung ctrl+D nih ^^ Save Bookmark mode on yeaaaaaaahhh…………….
    SP

  4. elquiero says:

    Hehehe saya request ya Ko Martin… ^^d
    tips untuk lobi2 pak…Cara lobi2 untuk transaksi sewa usaha
    q dapet info dari blog n tmen2 tapi masih belum bisa nyerna,soalnya bahasanya terlalu susah dipahami.padahal saya pemula T.T

    >.<
    Saya mau menyewa usaha, bagaimana cara melakukan pendekatan secara personal, dan tips untuk mengatur keuangan ketika menggunakan sewa usaha tersebut.
    Ada kemungkinan ga yah usaha tersebut di beli.. jangan lupa teknik merayunya Ko Martin yaaahh..😛

    kalo bukunya Ko Martin terbit, saya dihubungi loohh.. udah nunggu nih lama banget =.=;
    Terima Kasih ya Ko Martin,semoga tambah ganteng n sejahtera selamanyaaaaaa…. \^^/ hehe

  5. upmar102wong says:

    Mas Yuliandanu, lewat private message aja yah, email atau YM juga boleh. wah bukunya gak tau nih kapan terbit hahaha😀 kalau mau nunggu hati2 jamuran, lumutan sama banyak sarang labah2 hahaha😀 wah ngomong2 soal ganteng nih…ehm… ya gitu deh hihihi… becanda lha hahaha…. sama2 Mas Yul juga tambah bahagia, sukses selalu dan dalam limpahan berkah dan rahmat-Nya selalu. amin

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s