Tips untuk melakukan Meeting

Meeting artinya suatu tuntutan kesediaan waktu dan perhatian orang lain, maka dari itu siapkan segalanya dg baik. dan tidak perlu meeting jika tidak ada isu yang akan di bahas! harus ada alasan JELAS untuk melakukan meeting! ingat tips saya yg lalu jika anda leader “jadilah orang terakhir berbicara, karena anda akan menyerap semua ide dan pembicaraan para pembicara/peserta lain”.

Metode

  • Real, anda mengumpulkan orang secara fisik, duduk semeja bareng-bareng membahas persoalan dan isu yang ada
  • Tele conference : Chat, Telephone, Video. anda berkumpul secara virtual melalui media yang ada. kekurangannya kadang arti dan feeling dari topik yang dibahas agak berkurang bahkan bisa hilang, karena orang yang meeting tidak secara fisik ada di tempat dan menjelaskan secara gamblang.

Komponen

  • Situasi secara spesifik. Latar belakang meeting, kepentingan di masa datang, Kepentingan/urgensi diadakan meeting
  • Konteks Organisasi.terhadap Implikasi dan kebutuhan anda, tim dan organisasi anda.
  • Kebutuhan dan interest dari peserta
  • Kebutuhan dan interest anda (leader), sebagaimana yang berhubungan dengan otoritas/wewenang anda, Tingkat percaya diri, Kualitas kepemimpinan lain yg anda miliki

Langkah melakukan meeting

  • Rencana disesuaikan agenda, bikin perencanaan yang baik agar gak ngelantur dan efisien. anda harus TAU apa yg mau diomongin
  • berputar pada agenda, hanya pada agenda saja, tidak lebih tidak kurang!
  • kendalikan meeting, catat hasil meeting dan tanggung jawab masing-masing orang yang terlibat
  • tulis dan mengedarkan catatan hasil meeting
  • follow up tiap member sesuai dengan notes, kejar mereka sesuai kesepakatan dalam meeting

Hasil meeting

  1. Keputusan bersama atau kesepakatan
  2. Rencana meeting akan datang jika diperlukan
  3. informasi yang diperlukan
  4. sesi perencanaan yang diperlukan
  5. umpan balik yang diperlukan
  6. awal pembentukan tim

Urutan meeting
dahulukan isu yang kurang penting, isu penting belakangan. karena jika dibahas isu yang penting dulu. biasanya kebanyakan waktu akan habis di isu yg penting itu. jadi isu-isu ringan yg perlu dibahas terlewat. apalagi kalau isu itu utk konfirmasi dan kesepakatan. biasanya kalau ringan orang skip-skip saja koq!

Timing

  • perkiraan waktu berapa lama, agar orang bisa mengatur jadwal
  • jika meeting panjang, dibreak tiap 45 menit, jangan lebih dari 45 menit

Peserta

  • perwakilan department, tidak perlu semua. cukup key player-nya saja
  • orang2 luar, kadang berguna untuk memberi masukan, saran atau ide-ide
  • hindari senior management kecuali mengerti keadaan lapangan. karena biasanya top management kurang paham situasi lapangan. jadi kadang juga malah menambah kesulitan tim pelaksana

Tanggal
cari tanggal yang pas agar orang2 penting bisa hadir, maksudnya tokoh penting key player dan decision maker-nya

Pelaksaan meeting

  1. tentukan jenis meeting dan siapa saja pesertanya
  2. meeting lebih dari 2 jam kurang baik dilaksanakan siang hari, sebaiknya pagi hari
  3. ketahui apa yang dikehendaki peserta, karena jika tidak akan menciptakan kejenuhan

Tempat/ruang meeting

  1. setting layout
  2. mimbar/podium
  3. meja demonstrasi, paperwork, hands-out
  4. colokan listrik atau extension cord
  5. suhu dan cahaya ruangan
  6. projector dan flip chart

posisi untuk jenis-jenis meeting

  1. presentasi. leader didepan, para peserta duduk perbaris menghadap ke podium
  2. medium. presentasi dengan peserta lebih sedikit. lebih efektif dengan posisi huruf U atau model tapal kuda. karena akan dilanjutkan dengan diskusi/debat karena jumlah peserta yang tidak terlalu banyak. leader di depan.
  3. kecil/diskusi/debat. meeting jenis ini, khusus untuk debat atau diskusi. leader duduk di salah satu sudut meja agar dapat melihat dan mengendalikan meeting. melihat sikap-sikap dari tiap peserta. menyerap pembicaraan mereka.
  4. relaks. meeting jenis ini bebas saja, bisa di cafe, atau duduk di sofa sambil santai. biasanya meeting internal saja. atau sekedar meeting santai dengan kolega.

TIPS: leader duduk dekat team bahkan diantara tim, karena jika anda terdesak ada tim anda yang akan siap mengcover atau membantu anda. apalagi Technical Writer/juru tulis harus disebelah leader. pastikan tiap peserta punya view yang bagus

Agenda
berguna mengendalikan meeting, menghindari kepentingan di luar bahasan. karena akan gak jelas arahnya jika Out of Topic (OOT). OOT menciptakan sesi bebas dan menghabiskan waktu juga menimbulkan jebakan betmen! tau jebakan betmen? bisa jadi dari OOT itu timbul topik-topik/isu2 baru, bahkan pekerjaan baru yang akan menganggu jadwal kerja anda. hati2 woiii JEBAKAN!

Memimpin meeting

  • Catat PERSETUJUAN dan KEPUTUSAN:
    • nama
    • hasil yang terukur
    • deadline
    • kurangi diskusi jika ingin resultnya berupa keputusan
  • jika muncul isu baru, nanti saja dibahas. katakan saja “hal itu bagus, tapi tidak kita bahas di meeting ini. kita diskusikan nanti saja”
  • kalau gak bisa jawab, jawablah secara bijak…jangan SAYA GAK TAU, tapi “nanti saya explore lebih jauh” atau “nanti kita lihat dulu impactnya” atau “kami koordinasikan dulu dg tim”
  • Kalo maksa OOT, sampaikan bahwa kita punya deadline, segera laporkan temuan-temuan dan beri rekomendasi untuk meredamnya.
  • perhatikan mimik kepenatan, kejengkelan, kebingungan, kebosanan peserta, segera ambil langkah penting untuk mengubahnya. tips saya, sisipkan jokes segar sebentar saja. atau lontarkan pertanyaan atau “ide busuk” kalau saya bilang, jadi anda kemukakan ide walau itu gak benar, biar mereka sibuk koreksi, protes, jadi merubah suasana lagi.

Minutes Of Meeting

  • serahkan ke skretaris atau juru tulis untuk mengedarkannya via email atau memo.
  • keuntungannya:
    • orang akan menghargai karena bukan kita yg maksa, tapi komitmen mereka sendiri dari hasil meeting
    • menghindari penyangkalan dan menghindar dari orang yg dapat assignment

semoga berguna.
terima kasih

About upmar102wong

Seorang Planner, Pengatur strategi, negosiator, consular, advisor, mentor, mediator. bangga dg istri yg cantik, pandai, solihah. dia seorang dokter. sekarang saya seorang Development Manager di suatu IT Consulting. Saya suka banget sama kungfu, saya belajar Pa'chi chuan dan Taichi chuan sejak 1998 dari seorang shifu dan seorang guru. saya suka main catur igo, suka baca, nonton film juga. suka bersahabat dg banyak org.
This entry was posted in Leadership. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s